Автоматизация выдачи ЛКСИЗ + МБ-7

Рабочий способ автоматизации оформления Личных карт выдачи СИЗ, кратно экономящий время и нервную систему ответственного лица. Без покупки дорогих систем - только Excel и немного магии :)

Как выглядит типичный ад СИЗ-учёта?

Специалист по охране труда делает ЛКСИЗ + Нормы и направляет их кладовщику. И начинается:

  1. Кладовщик открывает Нормы (файл на 5+ листов, 50+ профессий)
  2. Ищет должность (скроллит, щурится, матерится)
  3. Копипастит данные в карту (ячейка за ячейкой)
  4. Если в Нормы внесли изменения — всё по новой

Результат: 10-15 минут на одну карточку, ошибки и нервы

Как родилась идея

Сначала я попробовал сделать готовые шаблоны под каждую профессию. Раздал кладовщикам папку с файлами. А когда в Нормы внесли правки — понял, что переделывать 150 файлов вручную — это адский труд. Метод провалился. Нужен был другой подход, который:

  • Избавит от вопросов: «А где бетонщик? А как это вставить?»
  • Позволит кладовщикам самостоятельно формировать карточки без участия ОТ
  • Даст возможность быстро вносить правки — поменял в одном месте, и всё обновилось

Решение

Файлик, который:

  • Сам находит нужные данные. Вводите ОП, должность и отдел — нажимаете кнопку и ексель сам открывает файл Норм, находит нужный лист, отыскивает профессию и собирает весь блок СИЗ.
  • Заполняет карточку с умом. Учитывает объединённые ячейки, правильно расставляет данные по колонкам, объединяет длинные примечания («Прил. №1», «Прил. №2») с нужным числом строк.
  • Скрывает пустоту, оставляет только нужное. После заполнения все неиспользуемые строки автоматически скрываются — карточка выглядит аккуратно и профессионально.
  • Восстанавливает исходное состояние. Есть отдельная кнопка «Очистить», которая за секунду возвращает шаблон в исходное состояние — для следующего сотрудника.

Что в итоге получили?

БылоСтало
10 минут на карточку5 секунд
Ошибки при копировании0 ошибок
Нервные звонкиТишина
Кладовщик материтсяКладовщик вас любит

Полезные файлы

Данный подход нашёл реализацию в формате:

  1. ЛКСИЗ — готовый шаблон карточки
  2. Нормы СИЗ — структура, под которую заточена логика

При открытии ЛКСИЗ необходимо:

  1. Дать разрешение на работу макросов
  2. Указать ссылку к Нормам СИЗ
Автоматизация выдачи ЛКСИЗ + МБ-7

Автор материала
Андрей Бурий

Прошел путь со сварщика на металлургическом заводе Норникеля, до директора управления техносферной безопасности крупного строительного холдинга

Комментарии: 10
Игорь
1 месяц
0

Добрый день, То что вы пишите конечно замечательно, но не увидел дополнительных СИЗ с учетом рисков.

Андрей Бурий
автор
1 месяц
0

Добрый день! Эти СИЗ вы уже самостоятельно определяете либо в нормах, либо точечно включаете в карту ручками

Юрий
1 месяц
0

Поддерживаю мнение пользователя относительно 1С. На мой взгляд, лучше заранее спланировать расходы и выбрать высококачественную систему, которая уже включает в себя все необходимые функции и печатные формы. Excel, к сожалению, не может обеспечить полноценную автоматизацию процессов.

Андрей Бурий
автор
1 месяц
1

Боюсь многие предприниматели не разделяют подобных взглядов – тратить деньги не то, что на охрану труда, так еще и на какие-то системы для них. Кадры да, но никогда не на охрану труда. Так, что подобного рода выход в виде автоматизированного екселя очень многим подойдёт.

Андрей Бурий
автор
1 месяц
1

Но если уж разобраться, 1С – это тот же Ексель 🙂
Я себе сделал полноценную рабочую среду в екселе, где мне 1С даром не нужна)

А персональные данные работника – ФИО, подразделение, переводы, вторые профессии – согласитесь же, что в этом плане когда есть 1С все-таки удобнее. Причем у нас нет специальной “трудоохранной” 1С, просто нам по нашему ТЗ программисты 1С сделали такой функционал. И медосмотры там, и обучение))) Техника на грани фантастики!!!

Андрей Бурий
автор
1 месяц
2

Опять же если фирма большая и может себе позволить программистов, то да. Но если речь о маленьких компаниях, то им это не выгодно. В таких компаниях зачастую кадры, воинский учёт и бухгалтер – в одном лице сидит человек.

Darya Kharchenko
1 месяц
1

Андрей, большое спасибо за Ваш труд! Я правильно понимаю, что и файл с ЛКСИЗ, и сами норм должны быть на 1 ПК? Вариант размещения на сетевом диске (типа Битрикса) возможен?

Андрей Бурий
автор
1 месяц
1

Благодарю 🤝Важно лишь, чтобы был доступ к Нормам. А где файл будет находиться – второстепенно🙂
Так, например, у меня файлы в папке охраны труда, а у кладовщика ярлык ЛКСИЗ на рабочем столе. При этом у него есть доступ к папке Охраны труда для чтения / просмотра 🙂

Не мучаемся с карточками СИЗ, они заведены в 1С. Человек трудоустраивается – сразу после вводного получает сформированную карточку, заодно знакомится со своими нормами СИЗ, и идет прямиком на склад.