В данной статье приведён реальный рабочий способ автоматизации оформления Норм и Личных карт выдачи СИЗ (ЛКСИЗ), который позволяет кратно экономить время и нервную систему ответственного лица. Без покупки дорогих систем, без программистов — только Excel и немного магии 🙂
Как выглядит типичный ад СИЗ-учёта?
Специалист по охране труда делает ЛКСИЗ + Нормы и направляет их кладовщику. И начинается:
- Кладовщик открывает Нормы (файл на 5+ листов, 50+ профессий)
- Ищет должность (скроллит, щурится, матерится)
- Копипастит данные в карту (ячейка за ячейкой, не дай бог ошибиться строкой)
- Если в Нормы внесли изменения — всё по новой
Результат: 15–20 минут на одну карточку, постоянные ошибки и нервные звонки.
Как родилась идея
Сначала я попробовал сделать готовые шаблоны под каждую профессию. Раздал кладовщикам папку с файлами. А когда в Нормы внесли правки — понял, что переделывать 150 файлов вручную — это адский труд. Метод провалился. Нужен был другой подход, который:
- Избавит от вопросов: «А где бетонщик? А почему две карточки? А как это вставить?»
- Позволит кладовщикам самостоятельно формировать карточки без участия ОТ
- Даст возможность быстро вносить правки — поменял в одном месте, и всё обновилось
Решение
Файлик, который:
- Сам находит нужные данные. Вводите должность и отдел — нажимаете кнопку и ексель сам открывает файл Норм, находит нужный лист, отыскивает профессию и собирает весь блок СИЗ.
- Заполняет карточку с умом. Учитывает объединённые ячейки, правильно расставляет данные по колонкам, объединяет длинные примечания («Прил. №1», «Прил. №2») с нужным числом строк.
- Сам рассчитывает высоту строк. Считает символы в ячейке и автоматически увеличивает строку, чтобы текст не обрезался. Например, если в ячейке больше 55 символов — высота удваивается. Работает как часы!
- Скрывает пустоту, оставляет только нужное. После заполнения все неиспользуемые строки автоматически скрываются — карточка выглядит аккуратно и профессионально.
- Восстанавливает исходное состояние. Есть отдельная кнопка «Очистить», которая за секунду возвращает шаблон в исходное состояние — для следующего сотрудника.
Что в итоге получили?
| Было | Стало |
|---|---|
| 20 минут на карточку | 5 секунд |
| Ошибки при копировании | 0 ошибок |
| Нервные звонки | Тишина |
| Кладовщик матерится | Кладовщик вас любит |
Полезные файлы
Данный подход нашёл реализацию в формате:
- ЛКСИЗ — готовый шаблон карточки
- Нормы СИЗ — структура, под которую заточена логика
При открытии ЛКСИЗ необходимо:
- Дать разрешение на работу макросов
- В ячейке K7 указать ссылку к Нормам СИЗ, в формате: “C:\Users\….\Нормы СИЗ.xlsx”
P.S. в планах: «прикрутить» автоматический сбор формы МБ-7.
А как вы мучаетесь с СИЗ? Какие видите возможности для улучшения процесса или его расширения? Делитесь в комментариях 🙂
Автор материала
Андрей Бурий
Прошел путь со сварщика на металлургическом заводе Норникеля, до директора управления техносферной безопасности крупного строительного холдинга
Андрей, большое спасибо за Ваш труд! Я правильно понимаю, что и файл с ЛКСИЗ, и сами норм должны быть на 1 ПК? Вариант размещения на сетевом диске (типа Битрикса) возможен?
Благодарю 🤝Важно лишь, чтобы был доступ к Нормам. А где файл будет находиться – второстепенно🙂
Так, например, у меня файлы в папке охраны труда, а у кладовщика ярлык ЛКСИЗ на рабочем столе. При этом у него есть доступ к папке Охраны труда для чтения / просмотра 🙂
Не мучаемся с карточками СИЗ, они заведены в 1С. Человек трудоустраивается – сразу после вводного получает сформированную карточку, заодно знакомится со своими нормами СИЗ, и идет прямиком на склад.