Определения и обозначения
Автор – лицо, ответственное за подготовку проекта процедуры.
Ниже приведены наблюдения из собственного опыта, потому они, естественно, субъективны, и претензий на то, что наблюдения будут универсальными и исчерпывающими у меня нет.
В силе и те рекомендации, которые сформулированы в комментарии к посту «Секрет эффективных расследований несчастных случаев или Завод-призрак: почему вы боретесь с тенями?» проекта «Лица», но здесь придётся к ним вернуться и расписать несколько поподробнее.
Для порядка вспомним, что процедура согласно ISO 9000:2015, п.3.4.5:
«установленный способ осуществления деятельности или процесса. Примечание 1. Процедуры могут быть документированными или нет».
Процедуры могут иметь формы стандарта организации, регламента, положения (за исключением положений о подразделениях), инструкции, технологической карты и пр. То есть процедура – это просто универсальный ярлык для всех этих документов.
Недокументированных процедур, которые также называют установившимися практиками, касаться не буду, чтобы не уйти в сторону, а вот документированным уделю внимание.
Хорошая процедура позволяет Организации решить множество проблем.
Прежде всего, это модель выполнения работ, некий идеал, который должен привести исполнителей работ к желаемому результату. Во-вторых, это способ установления взаимодействия исполнителей работ и ответственности за их выполнение, коммуникации, кто, что и как должен делать и какой результат должен быть достигнут. Наконец, это сборник мер административного управления рисками регламентируемой документом деятельности и, соответственно, от полноты и адекватности этих самых мер и будет зависеть успешность управления рисками, присущими деятельности.
Плохая процедура проблемы не решает. Она их создаёт. Она создаёт иллюзию, что деятельность определена и находится под контролем, хотя это не так. Процедура, которая содержит неверные положения, несёт предпосылки к их воспроизводству в реальной деятельности. Это те самые латентные факторы, дырки в метафоре швейцарского сыра Дж. Ризона.
Написание процедуры
Автору могут быть доступны процедуры как своей отрасли, так и других отраслей, накопленные за долгую производственную жизнь. Хорошей практикой будет изучить доступные процедуры по теме, их достоинства и недостатки, решить, какие положения уместны в разрабатываемой процедуре и могут быть адаптированы и использованы. Некоторые компании просто выкладывают свои процедуры на информационных ресурсах. Ряд полезных руководств можно найти в виде стандартов ISO, IEC, ICMM, отчётов IOGP и др.
Таким образом автор имеет под руками доступные источники знаний, лучших и не очень практик и можно взяться за написание процедуры. Если на предприятии применяется отечественная система стандартизации, то о структуре документа думать не придётся, она уже задана.
Крайне желательно уметь писать документы. Предполагается, что автор владеет этим навыком. По моему опыту – умение выражать мысли в устной и письменной форме встречается нечасто, потому носителей подобных качеств следует выявлять, поддерживать, удерживать и беречь, как интеллектуальный капитал профильной службы и Организации.
Экспертиза процедуры
Проект документа редко бывает свободен от ошибок и недочётов даже при самом профессиональном и добросовестном отношении к его написанию. Природа ошибок может быть самой различной: от дефицита знаний предметной области до обыкновенных упущений. Потому проекту документа необходима экспертиза.
Экспертиза может быть двух видов:
- экспертиза профессионалов, компетентность которых признана и которым автор доверяет,
- формальное согласование, которое предполагает проверку заинтересованными подразделениями, чья деятельность затрагивается разрабатываемым документом или влияет на регламентируемую документом деятельность.
Сразу возникает вопрос: экспертиза/проверка на предмет чего должна проводиться? Здесь обратимся к стандарту OHSAS 18001 (да-да, отменённому, но ниже будет пояснено, почему именно к нему)
Примечание: использован перевод AFAQ AFNOR Rus, как наименее пострадавший по отношению к исходному тексту. Кому он не понравится, может перевести самостоятельно исходный текст в левой колонке.
Смысл п. а) в том, что перед введением в действие документ должен быть проверен на адекватность. Нюанс состоит в том, что термин «адекватность» в стандартах ISO /OHSAS не определён, потому каждый может вкладывать в него тот смысл, который сочтёт нужным.
Отечественные терминологические словари здесь не помощники, потому обратимся к наиболее авторитетным зарубежным источникам:
С философской точки зрения определения безупречны, кто же может быть против таких благих целей?
Правда это не сильно облегчило понимание, а самое главное исполнение требования стандарта. Стало понятнее, что именно надо проверять и на предмет чего?
Если не найдёте ничего лучше, предлагается взять за основу этот вариант.
«При согласовании документов структурные подразделения и подразделения в области производственной безопасности проверяют
А. соответствие регламентируемой документами деятельности:
- назначению и целям деятельности, заявленным в документе;
- требованиям законодательных и нормативных документов, подлежащих обязательному выполнению;
- требованиям стандарта ISO 45001 и другим международным и национальным стандартам в области производственной безопасности, которым Компания обязалась соответствовать;
- требованиям действующих внутренних нормативных документов в области применения представленных на согласование документов;
B. согласованность с внутренними нормативными документами, действующими в Организации и относящимися к регламентируемой вводимым (обновленным) документом деятельности и документами, на которые регламентируемая деятельность оказывает или может оказать влияние; наличие мероприятий по обеспечению такой согласованности, если в момент согласования документа согласованность не имеет места;
С. соответствие принятым практикам выполнения работ, если работа выполняется привычным персоналу образом, соответствует всем требованиям и не содержит неприемлемых рисков производственной безопасности;
D. отсутствие новых опасностей или изменение существующих рисков производственной безопасности при изменениях в деятельности, вводимых документом».
Почему это важно? В предыдущем комментарии я уже отмечал, что в моём обширном архиве результатов расследования происшествий в области производственной и авиационной безопасности есть множество примеров того, когда были введены в действие процедуры, недостатки которых в той или иной мере внесли вклад в происшествие.
Коль скоро разобрали требование п. 4.4.5 а), то не стоит обходить вниманием и п. 4.4.5 b)
Организация должна установить, внедрить и поддерживать процедуру(ы) для: b) анализа и обновления по мере необходимости, а также повторного утверждения документов».
Для анализа и обновления процедур могут быть следующие основания:
- изменения организационной структуры, оказывающие влияние на деятельность, регламентируемую документом;
- изменения требований внешних и внутренних нормативных документов;
- изменения порядка, содержания и методов выполнения работ, технологии, оборудования, и связанные с ними изменения требований к компетентности работников;
- замечания и предложения работников-пользователей документа и иных заинтересованных сторон;
- найденные в документе ошибки;
- результаты идентификации опасностей и оценки рисков производственной безопасности и системных рисков, связанных с деятельностью, регламентируемой документом;
- проведение корректирующих и предупреждающих действий в регламентируемой документом области и т. п.
Естественный вопрос, почему ссылаюсь на положения отменённого стандарта? Причина очень проста: в редакции стандарта ISO 45001 положение о проверке документов на адекватность выглядит следующим образом.
Вроде бы то же самое, да не то. В OHSAS было совершенно однозначное требование иметь процедуру управления документами (вспоминаем, что процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса), в которой, кроме упомянутых выше п. п. а) и b) есть остальные от с) до g), которые должны быть предусмотрены процедурой. В ISO 45001 требование иметь процедуру управления документами исчезло напрочь, то есть не нужен никакой установленный способ. Вместо терминов «документы» и «записи» появился ничем не обоснованный термин «документированная информация», где и документы и записи свалены в кучу, чего делать категорически нельзя, потому что управление документами и управление записями в корне различно.
И куда же податься в части управления документами бедному крестьянину работнику службы ОТиПБ? Мой совет – в части п. п. а и b) пользоваться требованиями стандарта OHSAS 18001. Невыполнения требований ISO 45001 нет, а дело будет сделано.
В результате экспертизы и согласования документа автору надо быть готовым получить замечания. Сколько бы ни было замечаний, их целесообразно разделить на 3 группы:
- безусловно принять, потому что для замечания есть основания,
- безусловно отклонить, потому что оснований для замечания нет,
- обсудить с автором, потому что часто диалог помогает прояснить позицию сторон, и принять согласованное решение.
Работа с замечаниями зависит от принятого в Организации порядка. Встречаются следующие основные виды представления замечаний.
Все замечания, которые не корректны или которые не удалось понять, должны быть возвращены автору замечаний для аннулирования или прояснения.
В отношении замечаний, которые не могут быть приняты автором проекта документа, так и указывается в ответе «Не может быть принято» и далее приводится обоснование, почему.
Отработка процедуры в поле
Выше речь шла только о проверке документа так сказать теоретически. Но многие процедуры, особенно те, которые вводятся впервые или существенно меняют порядок и методы выполнения работ, нуждаются в проверке в полевых условиях. Такая проверка создаст определённые гарантии того, что процедура будет работать в условиях реального производства. Для этого автору рекомендуется пойти на те производственные участки, где планируется применять процедуру, и примерить её к условиям производства, или проще – выполнить требования процедуры во взаимодействии с производственным персоналом. Состав участков должен быть представительным с точки зрения видов выполняемых на них работ.
Для того, чтобы такой поход в производство состоялся и был продуктивным, рекомендуется распорядительный документ, в котором определён состав участников отработки и необходимое для отработки время. Хорошей практикой является подготовка кратких инструктивно-методических занятий с участниками отработки, поясняющих порядок и методы выполнения работ. Автор процедуры выполняет роль методиста и стража соблюдения порядка и методов, определённых процедурой, специалисты производственного подразделения – роль носителей знаний в области своей деятельности.
В процессе отработки разработчик получает обратную связь от пользователей процедуры: все выявленные в процессе отработки замечания записываются, возможные способы их устранения обсуждаются с практиками. По результатам отработки в процедуру вносятся необходимые изменения.
Внедрение процедуры
Для успешного применения процедуры просто утверждения её установленным порядком недостаточно. В зависимости от конкретного случая необходимыми мероприятиями могут быть размещение документа на информационных ресурсах предприятия или размножение документа в бумажной форме, обучение (инструктаж) персонала, обеспечение необходимыми ресурсами, подготовка новых форм ведения отчётности, проверка готовности к выполнению работ по новым правилам, выполнение работ под надзором и т. п. Как правило эти мероприятия отражают в плане мероприятий по внедрению документа, являющемся приложением к приказу (распоряжению) о введении документа в действие.
Хорошими практиками являются подготовка презентаций для пользователей и специальное обучение требованиям процедуры, необходимой частью которого должно быть тестирование понимания требований процедуры и навыков ее применения.
Мониторинг применения процедуры
О работоспособности процедуры можно судить по количеству, характеру и последствиям проблем в области её применения. Эту работу можно выполнять в рамках расследований происшествий и несоответствий в области производственной безопасности, внутренних аудитов и производственного контроля.
Резюме
Таким образом, чтобы процедура была рабочей рекомендуется:
- находить и использовать весь доступный массив документов и данных Организации и отрасли, содержащих лучшие практики и неудачи в области применения процедуры,
- проводить экспертизу разработанной процедуры на адекватность,
- отрабатывать процедуру в поле,
- планировать и проводить в уместном объёме комплекс организационно-технических мероприятий по внедрению процедуры,
- пересматривать процедуру при появлении соответствующих оснований.
Несмотря на фрагментарность приведенных наблюдений, надеюсь, они будут полезными.
Автор материала
Владимир