Государство делает решительный шаг к полной цифровизации кадрового документооборота. Готовятся поправки для внесения в Трудовой кодекс РФ, которые отменят обязательное бумажное подтверждение инструктажей по охране труда и введут единый электронный реестр.
Для работодателей и специалистов по ОТ это означает не просто смену инструмента, а фундаментальное изменение процесса. Разбираемся, что именно планируется изменить и как подготовиться к новым требованиям уже сейчас.
Что исключается: прощание с бумажной эрой
Ключевое изменение — исключение из части 3 статьи 22 ТК РФ слов о необходимости хранения «документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником».
Что это значит на практике: отпадает обязательство формировать и хранить привычные бумажные журналы инструктажей, листы ознакомления, а также собирать собственноручные подписи сотрудников. Эти бумажные документы больше не будут являться обязательным доказательством для проверяющих инспекторов.
Что вводится: переход на обязательный электронный реестр
Вместо бумажных носителей вводится система централизованного электронного учёта через поправки в статью 22 ТК РФ.
- Единая цифровая платформа: оформление всех документов, подтверждающих прохождение инструктажей, будет осуществляться исключительно через государственную цифровую платформу «Работа в России». Работодатель будет обязан регистрировать факт проведения и подтверждения каждого инструктажа в этой системе.
- Юридически значимая электронная подпись: для подтверждения проведения инструктажа могут использоваться:
– Усиленная квалифицированная электронная подпись;
– Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. Это открывает возможность для дистанционного подтверждения инструктажа сотрудником. - Централизованный учёт: все данные о проведённых инструктажах будут аккумулироваться в единой государственной информационной системе. Это резко повысит прозрачность и упростит проведение проверок для контролирующих органов.
Что это значит для работодателя и специалиста по ОТ?
Переход несёт как новые возможности, так и новые обязательства.
Преимущества и возможности:
- Ликвидация бумажного архива: отпадает необходимость в многолетнем хранении объёмных журналов, риск их потери или порчи.
- Автоматизация контроля: появление встроенных в госплатформу инструментов для учёта сроков и планирования следующих инструктажей.
- Прозрачность и скорость проверок: инспектор Роструда сможет оперативно запросить данные напрямую через систему, минуя запрос бумажных документов.
Новые задачи и риски:
- Обязательная техническая готовность: необходимо будет обеспечить легитимный доступ к платформе «Работа в России» и наличие квалифицированных ЭП у ответственных лиц.
- Перестройка внутренних процессов: все процедуры проведения, фиксации и учёта инструктажей должны быть адаптированы под электронный формат и синхронизированы с госплатформой.
- Риски цифрового разрыва: потребуется организация работы с сотрудниками, у которых нет учётной записи на Госуслугах или нет возможности её получить.
Как подготовиться к изменениям уже сегодня?
Переход на новую систему потребует времени. Чтобы встретить его во всеоружии, уже сейчас можно сделать несколько важных шагов:
- Начать внутреннюю цифровизацию. Внедрение собственной электронной системы учёта инструктажей станет идеальной подготовительной базой. Это позволит отработать процессы и иметь готовый цифровой массив данных для последующей загрузки или сверки с госплатформой.
- Проработать вопрос с ЭП. Определить круг ответственных лиц, которым потребуется квалифицированная электронная подпись, и оформить её заранее.
- Проанализировать контингент работников. Выявить сотрудников, не имеющих учетной записи на портале Госуслуги, и начать работу по её созданию и подтверждению.
Грядущие изменения — это не просто замена бумаги на цифру. Это переход к принципиально новой, более прозрачной и эффективной системе управления охраной труда, где достоверность данных и оперативность их учёта выходят на первый план.
Автор материала
ot-soft
Не совсем понятно, причем тут казалось, “Работа в России”? Вроде есть уже система куда вносят обученных по охране труда, я поняла бы если туда вносили эти данные, всё в одном месте. И действительно, кто будет вносить данные по первичным/повторным инструктажам? Руководители подразделений? пфф, у меня у многих даже компьютера рабочего нет, а еще им каждому ЭЦП, МЧД, вход на госуслуги? а если в подразделении 100-200 и более человек? когда работать? специально работника выделять? Кажется, что опять всё ляжет на плечи специалиста по охране труда (((
капец. ну допустим, вводный инструктаж будет вносить СОТ (или кого назначат ответственным за проведение). А с первичными и повторными как быть?
и как обычно РБТ заставят вносить в систему, а система не будет готова принимать такой объём информации. Тут реестр периодически висит.
Тут однозначно требуется пояснение (дополнения в статью) по
чувствую, будет как с прививками во время ковида) На крупных предприятиях работников без прививки не пускали даже в автобус и далее на территорию (хотя прививки добровольные). На средних и мелких кое-где регионы ставили план по процентному соотношению от общего количества штата. Сначала считали добровольцев, потом искали тех, кого продавить можно.
Слишком много воды в тексте. Пустые лозунги. Походит на очередной текст про строительство коммунизма в отдельном государстве. Только теперь вместо коммунизма всеобщий цифровой инструктаж.
Законопроект тянет за собой и утянет в болото себя же множество вопросов начиная от того кто будет контролировать этот единый реестр, кто будет вносить туда данные, что будет если этот реестр ляжет до вопросов что делать с теми кто не захочет делать себе ЭЦП -пожилые, мигранты, самозанятые, бахнутые на голову. Много вопросов. Надо целый НПА разрабатывать.
Но давайте для начала ответим на вопрос зачем. Зачем вся эта всеобщая регистрация инструктажей на каком то едином портале? Зачем? Почему просто не вести реестр у работодателя как он захочет?
А напомню что в стране кадровый голод и правительство и работодатели снижают расходы в том числе и на охрану труда. Увеличивается число самозанятых и фиктивных самозанятых. Не помогут никакие штрафы.
Расскажите давайте как будет происходить цифровая революция на острове под названием охрана труда посреди океана самозанятости. Очень интересно.
потому что скоро всё сведётся к порталу “Работа в России”. Мы на Блоге говорили это уже, но мало кто придавал значение. В субботу новую статью опубликовали по итогам заседания Минтруда и они прямо об этом сказали.
Спасибо за статью!
У нас очень много работников в принципе не готовы к тому, чтобы пользоваться госуслугами для чего-либо, кроме собственных интересов – и поверьте, инструктаж на госуслугах с ЭЦП для них – как для птеродактиля айфон. И заставить их – не получится. Так что долго, муторно, трудно и нудно будем писать все на бумаге… А отделять – у кого есть/у кого нет и вести двойной учет – это можно свихнуться…
Проблема ещё и в том, что для подписания ЭЦП рассматривается вариант входа на портал «Работа в России» через приложение MAX, привязанное к «Госуслугам». Убедить обычного работника установить это приложение будет непросто.