Бумажные журналы в ИТ-компании
Мы, ИТ-компания, средняя по размеру (почти 500 сотрудников). И как флагман оптимизации и цифровизации, мы автоматизировали у себя ряд процессов охраны труда. Сейчас расскажем о том, как у нас организовано ведение журнала инструктажей.
Да, у нас ведутся бумажные журналы инструктажей, но мы их формируем и распечатываем из 1С. Статья 22.1 Трудового кодекса не позволяет подписывать электронно документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда. Но мы думаем, что это вопрос времени, так как данная тематика активно обсуждается на законодательном уровне. И, как организация, активно внедряющая ЭДО/КЭДО у себя и клиентов, уверены, что не за горами электронное подписание журнала инструктажей.
А теперь возвращаемся к автоматизации процесса подписания журнала инструктажей в нашей компании. Он состоит из пяти шагов, три из которых относятся к контролю заполнения журналов.
Формирование (печать) журналов инструктажей
У нас используется ЗУП КОРП, потому что мы группа компаний, с несколькими юридическими лицами. В ЗУП КОРП есть типовая подсистема «Охрана труда». Из этой подсистемы мы можем сформировать печатную форму журнала инструктажа с заполненным списком сотрудников, их датой рождения, должностью и подразделением. Таким образом мы уверены, что никого не упустили. Информация в журнале в читабельном виде. Что немаловажно, в ячейке «Подпись» сразу видно, кто именно из сотрудников не расписался, а соответственно не прошёл инструктаж.
Уведомление сотрудников о подписании
У нас основная масса сотрудников работает в одном офисном здании и проходит через стойку ресепшена. Туда мы передаём распечатанные журналы для подписи.
Через корпоративную почту всем сотрудникам направляем уведомление о необходимости прохождения инструктажей и подписания журналов. Так же прилагаем инструкции и указываем два корпоративных источника: портал и корпоративную базу, где так же эти инструкции располагаются. То есть делаем максимально доступной информацию для всех сотрудников.
Но письмо в почте – не гарантия того, что сотрудник сразу же пойдёт на инструктаж. И мы уверены, что это письмо затеряется среди других. Поэтому мы дублируем информацию в корпоративной системе на базе 1С. В эту систем заходит каждый сотрудник, так как в ней регистрируется не только рабочий процесс, но и оформляются заявки на отпуска, есть возможность проверить начисление своей зарплаты.
Контроль подписания журналов
В корпоративной системе, специальным механизмом, на каждого сотрудника создаётся задача. И эта задача будет «висеть» и напоминать каждый день о необходимости прохождения инструктажа. После прохождения инструктажа и подписания журналов, сотрудник в задаче ставит отметку выполнения. При установке отметки программа заполняет дату и время. Таким образом имеем небольшой контроль сроков исполнения. Так же получаем возможность автоматически формировать список сотрудников, не прошедших инструктаж.
После установки сотрудником признака прохождения инструктажа, задача возвращается к специалисту по охране труда. Он проверят наличие подписи в журналах. При отсутствии замечаний, ставит отметку о выполнении.
100% результат подписания
Данная схема нам позволяет очень быстро формировать журнал инструктажей с заполненным списком сотрудников. Позволяет в полном объёме и за короткий срок провести инструктажи. А так же быть на 100% уверенными, что мы отработали данный процесс качественно и согласно действующего законодательства.
Почему мы не пользуемся специальными программами
Несмотря на то, что мы внедряем специализированные решения по охране труда, в своей компании мы их не используем.
На это есть свои разумные причины:
- У нас есть своя корпоративная система на базе 1С, которая много лет нам помогает в работе и не перестаёт развиваться. Есть собственный штат программистов, который реализует все потребности бизнеса, в том числе с учётом особенностей персонала.
- У нас есть ЗУП КОРП, типовая подсистема «Охрана труда» которого, закрывается выполнение требований законодательства.
- Мы не настолько большая и «сложная» компания, чтобы выделять процессы охраны труда в отдельную специализированную программу.
Автоматизировать любую рутину реально. Главное понимать, что мы действительно хотим и что для этого уже есть. А мы, как специалисты в области автоматизации, готовы поделиться своим опытом для выбора оптимальной реализации.
Автор материала
SoftBalance
Группа компаний “СофтБаланс” – системный интегратор и разработчик программного обеспечения на базе 1С, успешно работает в сфере информационных технологий с 1993 года.
Ну принципиально это не отличается от большинства организаций, где журнал лежит в условной табельной и каждый приходящий на работу просто расписывается напротив свой фамилии. Или когда мастер приходящим на смену подсовывает журнал (хотя тут есть шанс, что минимальный инструктаж и может быть проведен)
Мы у себя имеем практику проведения добровольных тренингов. В офис приглашаем профильных специалистов. Наблюдаем очень высокую вовлечённость сотрудников. Тут про один из стародавних “Тренинг по оказанию первой помощи” https://softbalance.ru/job/company-life/trening-po-okazaniyu-pervoy-pomoshchi/
ну так мы вроде инструктажи обсуждаем, а не обучение.
Насколько я поняла из статьи, физически инструктажи никто не проводит, а Вы просто собираете подписи? Понимаю, что IT-компания – это не производство и не стройка, риски меньше, но они ведь не отсутствуют? По опыту во всех организациях, где я работала, инструкции никто не читает: пролистали за пару минут и достаточно. Формализм?
Инструктаж проводит инженер по охране труда в своём кабинете. К сожалению, не всем сотрудникам получается. Достаточная часть из них работает удалённо, специфика ИТ-компании. Подготовим материал, как проводим в офисе добровольные мероприятия по оказанию первой помощи.
В статье об этом ни слова, но очевидно – что просто печатаете штат, без разбора – кто в отпуске, кто на бс, кто на больничном – и на входе все ставят подпись.
Опять же, в статье говорится про 100% результат подписания, но не проведения инструктажей.
И снова, инструктаж на рабочем месте проводится непостредственным руководителем работника, а не специалистом по охране труда в его кабинете.
так в целом проблем со 100% подписанием нет ни у кого. Проблемы есть со 100% проведением настоящего инструктажа
Журнал на проведение повторных инструктажей формируем из ЗУП КОРП. Исключаем из него длительно отсутствующих (отпуск, декрет и т.п.). Кто возвращается из отсутствий плюс/минус неделя в журнал на подписание попадают. В статье сделали упор на автоматизацию и контроль формальной части процесса. У своих клиентов часто сталкиваемся с тем, что при просмотре бумажных журналов с ручной записью, по почерку не разобрать кто именно расписался. А так же приходится брать списки в кадрах и крыжить числящихся сотрудников подразделения с реальными подписями в журналах.
Вводный инструктаж при приеме на работу проводит СОТ, а остальные инструктажи у Вас тоже СОТ проводит?
Удаленщикам, как правило, инструктаж по охране труда вообще не нужен, за исключением случаев, если они работают на оборудовании компании у себя дома, либо имеют гибридный формат работы.
Я поняла, что Вы хотели донести об удобстве своей системы, но, как правило, подписи и так нет проблем собрать и без выстраивания напоминаний в 1С.
У меня в компании выстроен процесс чуть иначе. Для офисных работников, у кого из опасностей только работа с ПК и оргтехникой, я записала инструктаж с презентацией, выгрузила на iSpring и оттуда уже сама назначаю конкретному человеку пройти его, в конце – небольшое тестирование как проверка знаний после инструктажа. После этого я уже делаю индивидуальный лист инструктажа и подписываю его у работника.
Исходя из статистики, которую показывает мне сама платформа, я вижу, что этот инструктаж действительно смотрят, а не перематывают.
В нашей организации такой инструктаж офисным работникам был вынужденной мерой, т.к. я один СОТ на 550 человек, и у меня банально нет времени на офисных работников, т.к. у меня еще стройка, деревообрабатывающее производство и мелкие подрядные работы, там я уже в личном диалоге провожу инструктаж и беседую с рабочими.
Да, у нас инструктажи проводит СОТ. Анастасия – вы молодец, не каждый специалист вдохновится на создание презентации и использование специализированной платформы. У нас, для клиентов, был опыт создания электронных курсов из самой 1С в формате SCORM, где сотруднику, каждые 3-4 слайда нужно было отвечать на вопросы. И так же отслеживать статистику изучения материалов курса.
скорее не каждому специалисту выделят денег на закупку специализированной платформы